ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN

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1.      Elementos esenciales:

a.      La oración como unidad mínima de expresión: La coherencia en nuestra expresión no sólo se da en la adecuada selección de las palabras, sino principalmente en las unidades de sentido mínimo con las que podamos comunicar una idea. Esas unidades son las oraciones.

Como cada oración tiene sentido independiente, debemos tratar de utilizarla cada vez que elaboramos cualquier tipo de comunicación, incluso la verbal (hablada).

Usualmente, una oración se construye uniendo –casi siempre en este orden:

-          un sujeto: que es quien ejecuta la acción;

-          un verbo: que expresa la acción ejecutada, y que usualmente nuclea toda la oración (y hasta puede ser toda la oración);

-          un complemento: que especifica espacio, tiempo o modo en que se desarrolla la acción expresada.

Ejm: Los comités de vigilancia verifican la gestión local. Descomponiendo, el sujeto es Los comités de vigilancia (ejecuta la acción expresada en el verbo); el verbo es verifican (de verificar, una acción específica); el complemento es la gestión local (que explica mejor la acción; pero, si lo eliminaras, la oración no perdería sentido).

b.      La coherencia gramatical: Es la unidad de sentido que se conservan dentro de las oraciones, y se refiere específicamente a los detalles que debemos cuidar cuando redactamos. La unidad de sentido puede expresarse por:

                                                               i.     Género (masculino, femenino): No la atendieron porque era una campesina pobre. Observa cómo el sujeto sobre el que gira la acción del verbo, determina el femenino con que construimos la oración. ¿Cómo redactaríamos si hablamos de un campesino?

                                                             ii.     Número (singular, plural): Los policias capturaron al asaltante tras perseguirlo por el mercado. El verbo capturar adopta el plural porque es ejecutado por el sujeto los policías; del mismo modo, el complemento guarda el singular pues se ha perseguido a un asaltante. ¿Cómo lo cambiarías a un policia y a varios asaltantes?

                                                            iii.     Tiempo (presente, pasado, futuro): El alcalde ofreció declaraciones al finalizar su presentación hace unos minutos. Como las declaraciones ya se ofrecieron hace unos minutos, construimos la oración respetando el tiempo pasado. ¿Por qué no podemos utilizar ofrecerán u ofrecen?

Vale la pena considerar otros tipos de coherencia, como la de mantener la independencia de las oraciones, es decir, que cada una de ellas debe desarrollar una idea simple con un sujeto, un verbo y un complemento.

Un segundo tipo de coherencia alude a los párrafos, en los que cada uno debe desarrollar una idea independiente del otro.

Un tipo final de coherencia se refiere al texto en general, donde todo el conjunto debe responder a un orden causa-efecto, esto es, lo que decimos ahora responde perfectamente a algo que dijimos antes, y lo que diremos luego es una consecuencia de ambas.

 

2.      Estilo:

a.      Unidad: Todo el texto que escribamos debe hablar del mismo tema desde el inicio hasta el final, incluso si lo separamos en acápites o subtítulos, que introducimos con la finalidad de separarlo en unidades más pequeñas que conserven el mismo sentido. Esto permite la comprensión inmediata del mismo. Si queremos hablar de otra cosa, es mejor que preparemos otro texto independiente.

b.      Claridad: Se trata de usar construcciones sencillas al momento de escribir (como la fórmula de la oración: sujeto, verbo, complemento). Recordemos que si queremos desarrollar una idea compleja, debemos separarla en ideas más sencillas y puntuales, que nos permitan ir construyendo oraciones simples, y con ellas párrafos simples, hasta llegar finalmente al texto en sí, o a varios de ellos.

c.       Concisión: Se trata de ser directos y específicos con lo que queremos decir, no dar rodeos, pues incrementamos innecesariamente el texto y finalmente no nos hacemos entender.

d.      Diplomacia: Cuando escribas conserva el buen trato al destinatario del texto. No esperes una buena actitud si has sido agresivo o agresiva cuando escribiste. Tampoco seas demasiado respetuoso, pues podrías sonar muy gaseoso. Pon las cosas en su justa medida, pero con consideración. Los textos diplomáticos son muy útiles desde todos los puntos de vista, porque ofrecen una imagen de apertura y tranquilidad, y porque obligarán a tu destinatario a actuar o responder en el modo que tu solicitas.

e.      Verificación: Cuidar que cada cosa que hayamos puesto tenga un correlato real. Siempre es bueno que cada afirmación que hagamos vaya referida a su sustento en un documento oficial o previamente publicado. Esto evita que puedan abrirse acciones legales por incorrecciones.

f.        Sencillez: La comprensión de un mensaje se mejora cuando este se expresa con las palabras justas, pero en la mayor parte de veces, la experiencia mejora si utilizamos palabras simples. Tratar de adornar el discurso puede causarnos más de un problema pues podríamos utilizar alguna expresión fuera de contexto o de su significado real. Escribir sencillo es mucho mejor

g.      Oportunidad: Se trata de evaluar objetivamente si aquello que escribo se adecua a mis verdaderas necesidades, al tipo de destinatario de mi mensaje, y al momento en que emito mi mensaje. 

 

3.      Documentos y formatos usuales:

a.      El oficio: Es la comunicación más utilizada por personas e instituciones para mantener correspondencia interinstitucional. Un oficio usualmente contiene los datos básicos del remitente, seguidos del cuerpo, que, usualmente, contiene: un saludo, la exposición del hecho materia del oficio y una despedida seguida de la firma de los remitentes.

b.      La citación: Es un documento muy breve mediante el que convocamos a una reunión o una actividad específica. Una citación debe contener el motivo del encuentro, el día, la hora y el lugar. Algunas citaciones pueden incluir información adicional como penalizaciones por inasistencias o solicitudes de colaboración, si fuera el caso.

c.       La cuña radial: Conocido en la jerga de radio como spot. Es un producto específicamente diseñado para ser escuchado, y que contiene de manera creativa algún mensaje que pensamos utilizar.

Una buena cuña radial expone las ideas que queremos que la gente sepa, en tan solo cinco o seis oraciones cortas; puede contener efectos de sonidos o música, o en algunos casos, puede ser una canción (jingle).

Si se trata de una campaña larga, o con varios componentes, podemos producir otras tantas con diferentes motivos. Para reforzarla, podemos invertir en productos complementarios como afiches o volantes. El formato usual de una cuña es de 30 segundos en total.

d.      El comunicado de prensa: Conocido generalmente como nota de prensa, se trata de una noticia que generas con la finalidad de que sea publicada por los medios. El comunicado de prensa expone básicamente hechos. Debes incluir el modo de contacto del portavoz de la nota, para que los medios se acerquen luego a preguntar opiniones.

Los comunicados de prensa incluyen:

o datos del contacto de prensa,

o fecha de generación,

o fecha de publicación deseada,

o tipo de nota (urgente, inmediata, embargada),

o el titular de la noticia (no más 15 palabras a una sola línea),

o la noticia propiamente dicha cuyo primer párrafo debe ser un resumen de toda ella, y los siguientes,

o el desarrollo de la misma (en total, no más de 8 a 10 párrafos de tres líneas cada uno);

o asimismo, debe incluir el sistema de contacto de la fuente de la nota.

Un comunicado de prensa no debe tener más de una carilla tamaño A4.

Los comunicados de prensa deben redactarse y disponerse de modo simple y atractivo, para que llame la atención de reporteros y editores, pensando en que deben ser publicados de inmediato. Si hay materiales complementarios como fotografías o grabaciones de audio o video, deben entregarse en archivos independientes.

e.      El alerta de prensa: No es muy utilizado, pero es un documento útil para prevenir a los medios de comunicación sobre la ocurrencia de algún hecho noticioso, como una presentación o una conferencia de prensa.

Los alertas contienen:

o        datos del contacto de prensa,

o        un titular (no más de 15 palabras a una sola línea),

o        el tipo de previsión (es decir, el hecho),

o        la fecha, lugar y hora de la previsión,

o        quién será el portavoz o quiénes serán los portavoces, y

o        si se dispondrá de algún tipo de material adicional para ser fotografiado o grabado.

Esto se envía a los medios para que dispongan el personal necesario para ese día. Cuando ocurra el hecho vale la pena tener listo el comunicado de prensa.

f.        Los informes internos: Son documentos para publicación interna que poseen información clave sobre un hecho en particular. Estos documentos son relativamente extensos y contienen:

                                                               i.     un índice,

                                                             ii.     una introducción: una visión general breve del trabajo,

                                                            iii.     el cuerpo del informe que puede estar separado por capítulos

1.     usualmente la primera parte define los componentes del problema,

2.     la segunda explica la dinámica de los componentes y

3.     se reserva una tercera –si el caso lo ameritara—para explicar los posibles escenarios futuros,

                                                           iv.     conclusiones: que no es el resumen del trabajo, sino un análisis del mismo puntualizado en un par de ideas simples, es decir, qué significa todo aquello que hemos expuesto,

                                                             v.     sugerencias: qué se debe cambiar, esto es opcional, y

                                                           vi.     fuentes de información: ordenadas alfabéticamente y clasificadas por tipo de fuente.

g.      Los informes públicos: Como los informes privados, pero a diferencia de los anteriores, se reservan para distribución general, incluso interna. Debido a ello, debe cuidarse la presentación en general. Estos informes se publican en eventos especiales ante la prensa, con la finalidad de llamar la atención sobre los mismos.

h.      Recibos: “Es una forma de probar el pago de una obligación” sea en forma total o parcial[1]. Un recibo contiene el nombre del dador, lo entregado, la fecha, y la firma de las partes. Muchas veces se emplea como un documento provisional que se canjea por un cargo, una factura o una guía de remisión.

i.        Contratos y convenios: Son documentos de carácter vinculante, desde el punto de vista legal, que establecen plazos, actividades y servicios que prestan dos o más partes, que desean establecer una relación de cualquier tipo. Ambos tipos de documentos se organizan en cláusulas, donde se explicita el compromiso de cada celebrante.

El documento se organiza siempre en tres partes:

a.       la primera, que sirve para presentar y especificar los datos y la naturaleza a los firmantes;

b.       la segunda, detalla el compromiso propiamente dicho, también conocido como el objeto del documento; y

c.       la tercera, establece reservas, concesiones y penalizaciones a los que se someten los firmantes.

Por lo general, estos documentos se redactan en presencia de un abogado, y un notario, de tal modo que se asegure equidad entre las partes. Un contrato es un tipo de convenio.

j.        Actas: Es una memoria pormenorizada de lo ocurrido durante cualquier tipo de reunión haya sido previamente o no convocada por la organización. Este documento, al recoger, todos los eventos que se suceden dentro de la misma, se convierte en una valiosa referencia en el futuro.  Toda acta tiene peso legal.

El acta comienza especificando datos cronológicos de la misma, para luego narrar lo ocurrido, y finalizar especificando el término del encuentro. Un acta es tan extensa como la ocurrencia de hechos narrados.

Debe ser firmada por todos los asistentes a la reunión, en tanto expresen su conformidad con lo allí especificado.  Eventualmente, se pueden adjuntar documentos como anexos para fundamentar hechos contados en el documento.

k.      Artículos de opinión: Son visiones personales sobre hechos de coyuntura, que pueden publicarse por distintos medios. Un artículo de opinión es eminentemente argumentativo, pero se distinguen dos partes: la primera que expone los hechos que originan la opinión, y la segunda la opinión propiamente dicha, ofreciendo salidas o escenarios sobre la situación que estamos comentando.

No debe ser muy extenso: un buen artículo escrito en forma concisa, directa y sencilla ocupa menos de una carilla A 4, en no más de ocho a diez párrafos cortos.

Si la opinión pasa a ser institucional –y es producto de un consenso de sus integrantes—se denomina editorial, y la responsabilidad del mismo se asume de manera solidaria.

 

4.      Escenarios orales más comunes

a.      La asamblea: Es el tipo de reunión más frecuente, que se caracteriza por convocar a todos los miembros de una organización. Los fines de la asamblea pueden ser varios; pero el objetivo es dar la mayor representatividad posible.

Por la naturaleza de la convocatoria, se espera que haya mucha participación de los asistentes.

Usualmente en la asamblea, se expone la cuestión (lo más corto posible – si deseas dar muchos datos, ayúdate con gráficos que puedas interpretar – no repitas tanto los datos, pues la gente ya los ve; interprétalos), y tras ella vienen las consideraciones de la audiencia.

Valdría la pena que tus intervenciones sean muy breves, concisas y oportunas. Si alguien ya dijo algo que tu pensabas decir no lo repitas, a no ser que desees aportar algo nuevo.

Sería más eficaz si antes de la reunión, se trata de establecer ciertas reglas para ganar tiempo.

Recuerda que lo que digas en una asamblea –incluso si esta fuera cerrada—constará en actas o puede ser publicada por los medios; entonces, cuida muy bien lo que vas a decir. Recuerda que cada cosa que dices debe tener un soporte que la pruebe.

b.      La rueda de prensa: Es una reunión urgente con los medios en cuando se presentan situaciones noticiables de urgencia. Usualmente, los periodistas esperan respuestas inmediatas en esos momentos y tú debes estar listo.

Las ruedas sirven para establecer posiciones en coyunturas urgentes, o responder opiniones que nos afectan en cierto sentido.

Antes de la rueda, debes tener muy claro qué dirás y que no; de tal modo que sepas cómo responder posibles preguntas o comentarios, incluso las más incómodas.

Usualmente, una rueda comienza con una declaración muy breve de tu parte, que exponga el estado último de la situación, seguido de preguntas de los medios. Procura responder todas las que puedas, con la mejor disposición posible.  Sé explícito, directo y breve. Procura no enredarte en tus propias palabras.

Una rueda de prensa no dura más de tres a cinco minutos.

Si no tienes respuesta a una pregunta, no trates de ensayar alguna. Sé sincero y di algo como “en este momento no tengo información al respecto, pero prometo tener detalles más adelante” (obviamente, apunta esos detalles que debes dar más adelante).

c.       La conferencia de prensa: A diferencia de la rueda, que se programa con muy poco tiempo a favor; las conferencia son actividades que tienen más convocatoria y tiempo de planificación.

Las conferencias son los escenarios perfectos para presentar informes, campañas o cualquier tipo de situación que merezca atención pública.

Como siempre, es necesario prepararse muy bien respecto al tema, para saber responder ante las cuestiones que se presenten durante la actividad. Durante el periodo de preparación, debes seleccionar a los portavoces que participarán, y las cosas que dirán cada uno de ellos.

Recuerda ser conciso, sencillo y breve. Algo como “nuestro comité de vigilancia ciudadana ha encontrado que en los últimos seis meses, la municipalidad ha disminuido la frecuencia de recojo de basura en un 20 por ciento”, es mucho más efectivo. Sin adornos se entiende mejor.

La prensa vive siempre contra el tiempo; entonces, una buena conferencia de prensa no debe extenderse más de quince minutos. Normalmente comienza con la presentación de los portavoces (no más de tres), seguido de las exposiciones que no deben tener más de tres minutos cada una, para posteriormente dar paso a las preguntas de los medios que puede llevar de 10 a 15 minutos, según el interés.

Procura tener muchas ayudas visuales ya sea para que tus portavoces las utilicen, o para ponerlas como elementos de la ‘escenografía’ de la conferencia. Estos elementos son excelentes para fotografías, por lo que debes colocarlos cerca o detrás de los portavoces.

Como habrá muchas cosas que no podrás decir, prepara carpetas para los medios, donde incluyas un comunicado de prensa de la actividad, copias de documentos relacionados, material promocional de tu institución o de las instituciones comprometidas, publicaciones, etc. No todos los medios lo tomarán en cuenta, pero quien lo haga, querrá tener más datos de contexto.

Procura ser claro en indicar dónde y con quién obtener más información.

d.      El discurso: Es una exposición sobre un tema en particular, que se realiza en cualquier tipo de actividad donde haya cierta concurrencia. El secreto de los buenos discursos –incluso los “improvisados”—es tener listo todo aquello que se va a decir. Por ello, es bueno ir preparando un esquema de los puntos a tratar (la memoria es frágil, al menos escribe el esquema en algún papel).

Un discurso siempre se estructura en dos partes: la primera expone detalles del tema, y la segunda ofrece conclusiones, entendido como los aportes o interpretaciones personales. Formalmente se agrega un vocativo de referencia al público presente, y se finaliza con un agradecimiento o una arenga.

La clave para que un discurso sea recordado es, como siempre, la concisión y la brevedad. Muchos discursos pueden ser reseñados por los medios, entonces debes tener mucho cuidado de aquello que digas, de lo contrario podrías ser interpretado en forma incorrecta.

e.      La entrevista: Es un procedimiento utilizado para obtener información basándose en un cuestionario previamente hecho. Las entrevistas buscan ahondar y contextualizar temas específicos en la voz de quien lo ha experimentado o lo ha desarrollado.

Si tienes un tema “noticiable” entre manos, no debes esperar una invitación para prepararte. Debes ensayar de antemano, todas tus respuestas a todo tipo de preguntas.

Normalmente, el periodista ya tiene un cuestionario hecho que no está en obligación de alcanzarte, pero puedes preguntarle sobre qué temas desea hablar.

Cuando te pregunten, ve al grano. Ten en cuenta que sólo se publicará aquello realmente sustancial. Recuerda que los medios viven contra el tiempo, así que si alargas la conversación innecesariamente, el periodista puede cortar la entrevista y dejarte sin dar todo tu mensaje.

Recuerda que si no tienes respuestas a ciertas preguntas, debes ser directo, y utilizar frases del tipo “Desconozco” o “No tengo esa información en este momento”.

Un buen entrevistador dirige la conversación, pero un buen entrevistado sabe centrar el tema de la conversación. Si sientes que están buscando desviarte la entrevista, trata de reestablecer el hilo del tema con frases como “Pero el punto es...”, “Lo que quiero dejar claro es...”, “Pienso que lo más importante es...”, “Quiero recalcar que...”.

No hay un tiempo estándar para las entrevistas, pero la radio y la televisión, dependiendo de la rapidez con que necesiten el material, tomarán unos 5 a 10 minutos; los impresos y la internet, pueden tomar de 15 a 20 minutos.

Las entrevistas en vivo para radio o televisión son más breves y demandan que seas más ágil y directo a la hora de responder. La radio te exigirá adicionalmente que pongas a prueba tu capacidad de síntesis: dejar en claro tu posición en tiempos inferiores a tres minutos.

Procura tener a mano material impreso, o en otro soporte, relacionado con el tema de conversación y sobre tu organización, para entregarla como datos adicionales que serán de mucha utilidad al periodista.

Si se trata de impresos o televisión, vale la pena que ambientes el lugar de la entrevista con material relacionado a la institución o la campaña que quieres impulsar.

La regla de oro de una entrevista: no le hablas al entrevistador; le hablas al público.



[1] Eizane. Diccionarios jurídico. Pág. 482  

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